Administratie
Voor wie eigenlijk
Een goed archief is goud waard
zei een collega vroeger tegen me. Administreren is archiveren van gedane zaken. Zo kun je altijd terugvinden wat je wanneer gedaan hebt. En je kan niet alleen terugkijken, met gegevens uit het verleden kun je een voorspelling doen voor de toekomst. Bijvoorbeeld hoeveel geld je denkt te gaan verdienen.
Wat zijn de belangrijkste elementen van een administratie
We houden het graag simpel. Je administratie bestaat als het ware uit drie mappen.
Map 1 bevat cliëntenadministratie. Je houdt de basisgegevens van je cliënt bij zoals naam en adres en bereikbaarheid, maar ook persoonlijke gegevens zoals geboortedatum, eventueel BSN nummer voor de declaratie bij de ziektekostenverzekeraar. Daarnaast kun je het verloop van de sessies bijhouden. Bij het stukje over de AVG lees je waar het bewaren van deze gegevens aan moet voldoen.
Map 2 bevat je financiële administratie. Je moet weten hoeveel facturen je verstuurt en hoeveel geld je verdient. Daarnaast moet je weten wat je aan inkoopfacturen krijgt en wat je uitgeeft. Wat je binnenbrengt en wat je uitgeeft moet aansluiten met de administratie van je bank of kas. Dus heb je 100 euro verdiend dan moet dit terug te zien zijn op je bankafschrift of in je kasboekje. Ook houd je hier de btw administratie bij als je die hebt.
Map 3 bevat alles wat niet in de bovenstaande twee mappen past. Denk hierbij aan contracten, verzekeringen en andere overeenkomsten. Tip: Berg ze op alfabetische volgorde op en maak een eenvoudig excel overzichtje met de inhoud. Schrijf hierop wat de vervaldatum is en wanneer je in actie moet komen als je een overeenkomst of contract zou willen opzeggen of wijzigen. Zo hoef je alleen af en toe je excelletje te bekijken.
Waar moet de administratie aan voldoen
Voor de belastingdienst
De belastingdienst wil graag dat je een aantal zaken goed bijhoudt. Je moet goed bijhouden wat je verdient en wat je uitgeeft. Natuurlijk wil de belastingdienst graag de btw van je ontvangen. Doe je met het buitenland zaken dan moet je dit goed registeren omdat je dan btw kan verrekenen. Ook wil de belastingdienst aan het einde van het jaar graag weten wat je hebt verdiend zodat je over de winst inkomstenbelasting af kan dragen.
Voor de AVG
De AVG schrijft voor dat je de gegevens van derden, je belangstellenden en je cliënten in dit geval, zorgvuldig moet bewaren. Dus ze mogen niet zomaar voor Jan en alleman te bereiken zijn. Dit was altijd zo, maar sinds dat de wet in 2017 op Europees niveau is vastgelegd is dit strenger geworden. Bij het onderwerp over de AVG lees je er meer over.
Waarin houd je je administratie bij
Gebeurt er weinig, wat zeker het geval is als je nog oefent of voorlopig nog gebruik maakt van de KOR-regeling (zie informatie bij Belasting), dan kun je in een eenvoudig Excel lijstje bijhouden wat je verdient en wat je uitgeeft. Maak het niet ingewikkelder dan nodig is.
Doe je meer en moet je ook belasting af gaan dragen dan is het handiger om een boekhoudprogramma te gebruiken. Die rekent bepaalde dingen automatisch voor je uit, zoals hoeveel belasting je moet betalen. Wel zo praktisch.
Niet teveel betalen voor administratie
Er zijn een aantal boekhoudprogramma’s op de markt die simpel gemaakt zijn voor mensen zoals jij en ik; mensen die er geen zin in hebben maar toch moeten of die er weinig verstand van hebben maar het wel zelf willen doen.
Programma's
Ik kan twee programma’s van harte aanbevelen. Hier heb ik zelf mee gewerkt.
In het begin had ik behoefte aan een eenvoudige, heldere en vooral simpele administratie. Hiervoor is Boekhouden in Excel perfect. Schrik niet van Excel, je kan alleen in bepaalde velden invullen wat je moet doen, de rest is geblokkeerd. Je kan dus geen gekke dingen doen.
Het programma waar ik nu mee werk is E-boekhouden. Het voordeel hiervan is dat mijn boekhouder ook toegang toe heeft. Ik gooi alles ‘over de schutting’, wat wil zeggen dat ik de inkoopfacturen naar een speciaal e-mailadres stuur en een deel wordt al automatisch in de boekhouding gezet. Eind van het kwartaal stuur ik de uitgaande facturenlijst en de bankoverzichten. Zij kijkt nog even naar de speciale dingen en hups, het is klaar.
Begrippen
Weet jij het verschil tussen kosten en uitgaven? Opbrengsten en ontvangsten? Debet en credit? En weet je wat afschrijvingen zijn? Ik heb voor jou een speciaal overzichtje gemaakt met de uitleg van deze begrippen. Naar overzicht>>
"Declare your karma paid in full"
– onbekend